Koliko vremena gubite na dogovaranje sastanaka?
Različita istraživanja su se bavila ovim područjem te kažu kako u prosjeku gubimo između 15 i 30 minuta samo na dogovaranje termina koji vam odgovara. To obuhvaća slanje poruka, e-mailova te koordinaciju s obzirom na to da se u međuvremenu situacija promijeni i neki termini više ne budu slobodni.
Kada govorimo o sastancima unutar iste organizacije, stvar je nešto lakša jer brojni današnji alati za organizaciju nude uvide u međusobne kalendare i pomažu vam uskladiti slobodne termine. No, što kad se radi o klijentima?
Ranije smo već pisali o alatima za zakazivanje termina za složenije biznise poput frizerskih salona. Za jednostavnije potrebe, rješenje smo pronašli u dva alata koji oba nude i besplatne i plaćene opcije – ovisno o tome što vam je potrebno.
Google Kalendar – za privatne račune
Iako je preporuka koristiti poslovni Google račun za poslovne potrebe, na samom početku poslovanja mnogi poduzetnici koriste besplatne privatne Google račune koje kreiraju za svoje poslovanje (npr. mojatvrtka@gmail.com).
Zahvaljujući nedavnom ažuriranju, svi korisnici privatnih Google računa, sada imaju opciju “Raspored za zakazivanje” (Appointment Scheduling). Ova opcija za privatne korisnike omogućuje:
- generiranje linka za zakazivanje – klijenti ili suradnici mogu odabrati slobodan termin iz vašeg kalendara
- pravila dostupnosti – vi postavljate radne sate i trajanje svakog termina
- automatski unos događaja – nakon što klijent odabere termin, on će automatski biti dodan u vaš kalendar te ga nitko drugi ne može zauzeti.
Kako postaviti zakazivanje termina u Google Kalendaru
Korak 1: Otvorite Google kalendar
Prijavite se na Google Kalendar koristeći svoj Google račun.
Korak 2: Kreirajte novi termin za zakazivanje
Kliknite na “Novo” kako biste vidjeli dodatne opcije.
Korak 3: Odaberite raspored
Odaberite opciju “Raspored sastanaka”
Korak 4: Dodajte detalje za vaš termin sastanka
1. Dodajte naziv za raspored dostupnih sastanaka u odgovarajuće polje.
2. Zatim odaberite koliko će biti trajanje sastanka (30 – 45 minuta, sat i pol…).
3. Za kraj odredite i opću dostupnost – od kada do kada je vaše radno vrijeme odnosno u kojem rasponu će drugi zakazati sastanak.
Korak 5: Namjestite dodatne opcije
4. Dodatno možete namjestiti i vremenski okvir za zakazivanje sastanka čime ćete ograničiti koliko maksimalno unaprijed netko može zakazati sastanak te koje je minimalno vrijeme između zakazivanja i željenog termina. Na primjer, nitko ne može zakazati sastanak koji je udaljen više od 60 dana od trenutka zakazivanja, niti može zakazati termin koji dolazi za manje od 4 sata od tog trenutka.
Također možete urediti i dodatno vrijeme između termina sastanaka – ako imate sastanke uživo možete definirati 30-ak minuta između kako biste promijenili lokaciju ili 5-10 minuta za virtualne sastanke, primjerice za kratku pauzu.
U ovim postavkama možete definirati i maksimalan broj rezervacija dnevno kako ne biste bili zakrčeni sastancima te odrediti mogu li drugi korisnici pozvati goste na sastanak ili je taj sastanak zaključan samo za vas.
Korak 6: Finalizirajte
1. Dodajte način i mjesto sastanka – odaberite Google Meet ili fizički sastanak
2. Dodajte vašem sastanku opis – što će klijentima pisati u opisu sastanka kada ga dodaju u svoj kalendar.
3. Pregledajte polja obrasca za rezervaciju – u startu ćete imati ponuđeno Ime, Prezime, email. Možete dodati još i broj telefona ili neko vlastito polje ako vam je važno.
Korak 7: Podijelite link s klijentima
Nakon što spremite raspored, Google Kalendar generira jedinstveni link koji možete podijeliti s klijentima.
1. Kliknite na “Dijeli”
2. Odaberite “Veza” te “Kopiraj vezu” ako link želite dijeliti samostalno, ili odaberite “Ugradnja u web-lokaciju” ako ga želite ugraditi na web stranicu.
Google Workspace – za poslovne korisnike
Za poslovne korisnike koji plaćaju korištenje Google alata, dostupne su nešto naprednije značajke poput:
- automatskog generiranja Zoom ili Google Meet linka za online sastanke (privatni računi su ograničeni na Google Meet)
- mogućnosti prilagođavanja više vrsta upitnika za klijente prije sastanka
- detaljne kontrole pravila za dostupnost
- brendiranja stranice za zakazivanje (dodavanje logotipa, prilagodba boja, personalizirane poruke)
- integracije s drugim aplikacijama (Salesforce, Slack, Zapier)
Naravno ovo ima i svoju cijenu, pa ćete mjesečno morati odvojiti minimalno 12 $ po korisniku za Business Standard paket u kojem ćete dobiti i 2 TB pohrane za svakoga.
Upute su slične kao i kod privatnog računa pa ih nećemo ponavljati.
Calendly
Calendly je specijalizirani alat za zakazivanje sastanaka. Kao i kod Google Kalendara imamo plaćenu i besplatnu verziju. Uspoređujući oba servisa, glavna prednost Calendlya je što i u besplatnoj verziji nudi određenu razinu prilagodbe stranice za zakazivanje sastanaka te integraciju i s drugim kalendarima – ako ne koristite Google kalendar.
Kod usporedbe plaćenih opcija treba svakako napomenuti da Calendly nudi i integraciju sa sustavima za naplatu poput Stripea i PayPala pa odmah možete izvršiti i naplatu zakazanih sastanaka bez potrebe za vlastitim webshopom. Također, nudi i nešto više pravila dostupnosti i pruža još napredniju prilagodbu stranica kada uzmete pretplatu.
Koji odabrati?
Google Kalendar (besplatno)
Idealan za korisnike koji traže jednostavno zakazivanje termina i već koristite Google ekosustav (sheets, gmail, docs, drive…). Za one koji žele smanjiti broj alata koje koriste i ne žele još jedan sustav pored Google alata.
Google Workspace (plaćeno, Business Standard ili Plus)
Za poslovne korisnike kojima treba i opcija integracije, napredna pravila dostupnosti te žele prilagoditi stranice za zakazivanje.
Calendly (besplatno)
Najbolji izbor za freelancere ili male timove koji trebaju jednostavno zakazivanje s osnovnim integracijama. Također, ako inzistirate na Zoom pozivima umjesto Google Meeta onda vam je ovo jedina besplatna verzija.
Calendly (plaćeno)
Savršeno za timove ili korisnike kojima je potrebna i naplata sastanaka, SMS podsjetnici na sastanke te napredna personalizacija.
