Bauk digitalne transformacije – što to uopće znači i kako započeti?

Što je digitalna transformacija?

Možemo ju rastaviti na dva jednako bitna pojma – Digitalna i Transformacija. Digitalno podrazumijeva korištenje modernih tehnologija kako bismo riješili određeni problem. Transformacija, često zanemarena riječ, podrazumijeva u ovom slučaju dublju promjenu načina na koji se obavlja posao – metoda, tehnologija, praksi.

Kada spojimo oba pojma možemo reći da se radi o dubinskoj promjeni načina poslovanja pod utjecajem tehnologije. U nekim slučajevima to znači da će se ponavljajući/repetitivni ljudski rad zamijeniti robotima i alatnim trakama koje mogu povećati količine proizvoda i smanjiti trošak njihove proizvodnje. U drugim slučajevima pričat ćemo o puno jednostavnijoj transformaciji. Ona će se često bazirati na transformaciji samih procesa uz uvođenje modernih tehnologija poput web trgovine, online naručivanja, email komunikacije.

Digitalna transformacija je dubinska promjena načina poslovanja pod utjecajem ili uz pomoć tehnologije.

Super, a kako je to primjenjivo na mikro i male poduzetnike?

Mikro i mali poduzetnici najčešće se dijele na dvije skupine. One koji su vrlo brzo usvojili digitalni svijet i svoj poduzetnički pothvat su već digitalizirali. Te na one koji se drže nešto dalje od tehnologije i usvajaju ju polako.

Za prvu skupinu poduzetnika, vjerojatnije je da će im trebati više pomoći oko same transformacije procesa, dok će druga skupina morati paralelno mijenjati svoj način rada i usvojiti nove tehnologije – ako želi ostati konkurentna u budućnosti.

Koji su nam onda prvi koraci?

Danas postoje određeni natječaji u sklopu EU fondova kroz koje je moguće financirati izradu strategija digitalne transformacije. Tada će stručnjaci sjesti direktno s vama, proći vaše interne procese te “nacrtati” vaš biznis na papiru. Skupa ćete pronaći prostor za poboljšanja i uvođenje tehnologije koja će vam olakšati život i povećati zaradu.

Ako se pak sami odlučite na ovu avanturu, postoji nekoliko područja u kojima lako i brzo možete napraviti napredak.

Jedno od najlogičnijih koraka u današnjem svijetu je pobrinuti se da budete prisutni online. Račune na društvenim mrežama uvijek možete sami voditi i pobrinuti se da potencijalni klijenti znaju da postojite. Također, web stranica je danas nezaobilazna stavka svakog biznisa.

U nastavku članka, posvetit ćemo se područjima koja su nešto manje očita.

1. Kako komunicirate s klijentima?

Dok su starije generacije navikle komunicirati s klijentima putem mobilnih ili ne daj Bože fiksnih telefona, mladi sve češće poslovnu komunikaciju vode kroz društvene mreže i aplikacije za razmjenu poruka (WhatsApp, Viber, Telegram,…).

Ovaj način komunikacije je održiv s manjim brojem klijenata te ako ste sami u biznisu. Čim broj klijenata poraste te zaposlite dodatne osobe – informacije će se početi gubiti. Klijenti će prebacivati termine sastanaka, netko će se razboljeti, zaposlenici će otići i nastat će zbrka.

Prvi korak je definirati korake koji se odvijaju tijekom komunikacije s klijentima. Uzmimo za primjer salon za masažu.

1. Korisnik se mora naručiti na termin – kojim kanalima to može napraviti? Email, Instagram, nešto treće?
2. Vi morate provjeriti slobodne termine – gdje imate zapisane termine, jesu li raspoređeni po radnicima ili sve na jednom mjestu? Što ako niste u uredu? Jesu li podaci na papiru, na računalu u tablici, ili na zidnom kalendaru?
3. Morate korisniku potvrditi termin – kako mu šaljete informacije? Istim kanalom, telefonski, emailom?
4. Korisnik želi izmijeniti termin – kako to može napraviti? Koliko vremena je potrebno za izmjenu i traženje novog termina?
5. Prije termina želite podsjetiti klijenta na termin – kako ga podsjećate, šaljete li podsjetnik ručno ili automatski?
6. Klijent dolazi na termin – znate li koji je to klijent? Jeste li već ranije imali s njim interakciju? Je li ranije bio u salonu i imate li neke bilješke o njemu? Što ga boli, kako se osjeća?
7. Klijent želi platiti masažu – kako mu naplaćujete, podržavate li kartice ili samo gotovinu? Kako dobiva račun? Zapisujete li naknadno napomene vezane uz masažu na neko mjesto?

Jednom kada prođete sve korake u interakciji klijenta s vama, možete zamisliti i cijeli niz pitanja na koje trenutno imate (ne)odgovarajuće rješenje. Kada znate pitanja, lakše ćete naći i nove odgovore na njih.

Digitalizacija naručivanja i upravljanja terminima

Danas postoji cijeli niz alata koji besplatno ili za manji iznos omogućuju online naručivanje, ali i nude pomoć pri organizaciji vašeg vremena.

Ako koristite Microsoft Office alate jedno od rješenja je i pretplata na Microsoft Office 365 uz koji dobijete sve aplikacije, email račun, ali i Microsoft Bookings rješenje. Ono je povezano s vašim Outlook programom za email i kalendar te jednostavno možete voditi evidenciju koji klijent dolazi kada, kod kojeg radnika. Ovo rješenje omogućuje i klijentima da sami pomiču i odgađaju svoje termine kako bi vaš raspored uvijek bio ažuran.

Ovaj scenarij (bilo Bookings ili neki drugi program) podržava i mogućnost da klijentima koji traže termin kroz Instagram ili neki drugi kanal pošaljete link na kojem mogu vidjeti sve dostupne termine i odabrati onaj koji im najbolje odgovara. Tako ste spriječili prepisku oko opcija termina i oslobodili dio svog vremena.

Također, većina ovih rješenja nudi i opcije podsjetnika prilikom čega će klijentu doći podsjetnik dan ranije i/ili par sati prije termina kako ne bi zaboravio na njega.

Osobno, moram priznati da mi je ovo najbolja mogućnost koju moji ortodonti pružaju – svaki pregled je zakazan koristeći email adresu na koju mi stiže poziv za unošenje u moj kalendar, prije termina dobijem podsjetnik na isti i mogu ga promijeniti ili otkazati kada god je to potrebno. Kod promjene uvijek mogu vidjeti koji su budući dostupni termini i tako bez kontakta s ortodontom riješiti probleme termina.

2. Kako naplaćujete?

Uz inflaciju koja se još uvijek nije smirila, dio poduzetnika mora korigirati svoje cijene naviše što postaje izazov za komunikaciju klijentima. Klijenti koji godinama surađuju s vama znaju cijene i računaju na njih. S njima dolazi do “čudnih” trenutaka kada im kažete da cijena više nije 10 € nego 11 € – a oni su pripremili točan iznos i nemaju 1 € sitno.

Naplata karticama

Kod naplate karticama, ove situacije se ne događaju (barem ne često) te je i iznenađenje (i neugodnosti) dizanjem cijena manje. Sve veći broj klijenata se navikava plaćati karticama te je i broj ponuđača usluga kartičnog plaćanja sve veći. Nedavno je i Revolut lansirao svoje rješenje za kartično plaćanje na licu mjesta za Hrvatsku, a usluge nude i HT te brojni drugi.

Osim toga, brojne ranije spomenute platforme za zakazivanje termina i upravljanje klijentima imaju opciju online plaćanja pri čemu klijent unaprijed može platiti termin ili to čak može biti obveza za rezervaciju termina.

Rezervacija sredstava

Kao otpor rezervacijama termina, dosta poduzetnika se žali da im se korisnici ne pojavljuju u dogovoreno vrijeme, otkazuju par minuta ranije i slično. Zbog toga ne žele uvesti rezervacije nego se baziraju na čekanju klijenata u salonu po principu tko je prvi došao. Sustavi koji unaprijed “rezerviraju” novac korisnika prilikom zakazivanja termina omogućuju vam da čak i ako se klijent ne pojavi vaše vrijeme nije potrošeno nego za njega dobijete odgovarajuću naknadu.

Naravno, sve ove opcije imaju neki povezani trošak. Stranice za rezervaciju naplaćuju od vas određeni mjesečni iznos, kartične kuće uzimaju određeni postotak svake transakcije plus mjesečni trošak pretplate. ALI. Ušteda vašeg vremena i veći broj klijenata može kompenzirati trošak stranice za rezervaciju. Jednostavnost plaćanja i činjenica da ne morate imati sitan novac, ne morate nositi polog u banku, bojati se pljačke – to je nešto što treba staviti na vagu naspram troška naplate karticama.

3. Kako izdajete račune

Brojni obrtnici račune izdaju na licu mjesta koristeći neke jednostavne sustave blagajni. Međutim, oni koji posluju online, te iste račune često izdaju tako što imaju predložak u Excel tablici koji mijenjaju pri izdavanju svakog računa.

Paušalni obrtnici

Danas na tržištu postoji cijeli niz alata za izdavanje računa i vođenje baze klijenata. Za paušalne obrtnike primjer takvog rješenja je Solo koji je sasvim dovoljan za sve što paušalnom obrtniku treba. Sustav posjeduje i opciju automatskog generiranja PO-SD obrasca što je jedina papirologija koja se zahtjeva od obrtnika paušalca.

Online biznisi

Za naprednije, postoje rješenja poput Minimaxa koji će osigurati da se vaš online biznis može neometano razvijati uz fiskalizaciju, praćenje računa iz više blagajni, izdavanje i slanje računa korisnicima, izradu putnih naloga, praćenja ulaznih naloga i ostalih bitnih dijelova računovodstva.

Dobar program ne pomaže samo vama, nego osigurava i da vaši klijenti dobiju potpuno ispravne račune – što je naročito bitno u slučaju poslovanja s drugim poslovnim subjektima (drugim poduzetnicima) i pri poslovanju na međunarodnom tržištu.

Korištenje naprednih računovodstvenih programa također vam omogućuje i dodatnu razinu automatizacije kako ne biste morali ručno izdavati račune.

Web trgovina

U ovom slučaju, za primjer ćemo uzeti poduzetnika koji ima svoju online trgovinu u kojoj prodaje šalice i tanjuriće vlastite proizvodnje. Kao osnovni preduvjet je dobra web stranica i uspješno postavljena web trgovina.

Na toj trgovini su postavljeni svi proizvodi koje nudi te su definirane količine zaliha koje poduzetnik ima. No, za razliku od SAD-a, u Hrvatskoj je računovodstvo nešto kompliciranije i ne možemo se pouzdati u online rješenja koja nude svoje usluge diljem svijeta nego moramo potražiti neko lokalno rješenje koje je prilagođeno našem poreznom sustavu.

Ovdje prvenstveno govorimo o izdavanju računa. Kada netko kupi šalicu našeg poduzetnika, mi možemo automatizirati komunikaciju između web trgovine i našeg sustava za izdavanje računa (poput Minimaxa) kako bi računi biti automatski izdani, fiskalizirani i poslani korisniku.

Ovdje je najveća transformacija u kreiranju procesa automatizacije računa – koji računi se fiskaliziraju, koji ne? Kada se račun izdaje odmah kada čeka uplatu? Kako izgleda numeracija računa? Tek nakon dokumentiranja cijelog procesa, ulazimo u dio digitaliziranja odnosno uvođenja digitalnog rješenja koje će umjesto ručnog prepisivanja podataka iz jednog sustava u drugi automatizirati proces. Time ćemo dobiti nazad vrijeme koje bi poduzetnik trošio na izdavanje računa, osigurati točnost podataka (jer automatizacija ne radi tipfelere) i omogućiti da sve funkcionira i kada poduzetnik nije u uredu.

Što dalje?

Ovo su samo 3 područja na kojima su promjene najvidljivije i koje će omogućiti svakom biznisu da se istakne od konkurencije. Ranije sam spomenuo svoje ortodonte, koje često spominjem i hvalim, između ostalog zbog jednostavnost svake interakcije.

Područja o kojima možete dalje razmisliti, koja će biti manje vidljiva na van, ali će vam potencijalno osigurati veću dobit na kraju dana:

• kako organizirate svoje vrijeme?
• Kako pratite vrijeme potrošeno na svakog klijenta?
• Kako pratite svoje troškove i prihode?
• Kako pratite prodaju i komunikaciju s potencijalnim kupcima?

Svako od ovih pitanja otvara novo područje transformacije poslovanja koje će vam ili pomoći uštedjeti novce / smanjiti troškove ili generirati nove prihode.