Prvi radnik često se počinje tražiti u trenutku kada je vlasnik već preopterećen. Posla je previše, rokovi se približavaju, a popis zadataka raste brže nego što ih jedna osoba može završiti.
Tada se zapošljavanje lako doživi kao hitno rješenje: pronaći nekoga što prije i predati mu dio posla. No nova osoba ne može odmah urediti proces koji ni vlasniku nije jasan. Ako se zapošljava usred kaosa, postoji rizik da posao nakratko postane još zahtjevniji.
Zato priprema za prvog radnika nije samo ugovor i prijava. Potrebno je unaprijed odrediti što ta osoba treba preuzeti, koliko zapošljavanje stvarno košta, kako će izgledati prvi mjesec rada i tko će imati vremena uvesti je u posao.
Najprije definirajte koji problem zapošljavanje rješava
„Treba mi pomoć„ razumljiv je osjećaj, ali nije dovoljno precizan opis radnog mjesta. Prije traženja kandidata treba odrediti koji dio poslovanja trenutačno predstavlja usko grlo.
Je li problem administracija koja vlasniku oduzima nekoliko sati dnevno? Nedostatak kapaciteta za isporuku usluge? Spor odgovor kupcima? Poslovi koji zahtijevaju znanje koje vlasnik nema?
Dobar početni opis može stati na jednu stranicu i odgovoriti na nekoliko pitanja:
- Koje će zadatke osoba redovito obavljati?
- Za koje će rezultate biti odgovorna nakon prva tri mjeseca?
- Što mora znati pri dolasku, a što može naučiti kroz uvođenje u posao?
- Koje odluke može donositi samostalno, a za koje treba odobrenje?
- Kako će se mjeriti da je zapošljavanje rasteretilo posao?
Što je uloga jasnija, lakše je napisati oglas, procijeniti kandidate i kasnije objasniti očekivanja.
Provjerite treba li vam zaposlenik ili druga vrsta podrške
Nije svaki višak posla odmah razlog za puno radno vrijeme. Ako se opterećenje pojavljuje samo nekoliko dana mjesečno, ako je sezonsko ili zahtijeva specijalizirano znanje na kratko, vanjski suradnik ili usluga drugog poslovnog subjekta mogu biti prikladniji početak.
S druge strane, ako osoba radi kontinuirano prema vašim uputama, u vašoj organizaciji i na način koji ima obilježja radnog odnosa, naziv ugovora ne bi se trebao koristiti kao zamjena za stvarni radni odnos.
Odluku zato ne treba temeljiti samo na tome koja je opcija administrativno jednostavnija, nego na stvarnoj prirodi posla, potrebnom opsegu i razini kontrole.
Ne računajte samo neto plaću
Poduzetnik često započne od iznosa koji želi isplatiti radniku na račun. To je važno radniku, ali nije puni trošak poslodavca.
Za planiranje treba gledati ukupan trošak plaće s pripadajućim obvezama, a zatim dodati ostale troškove: računalo, telefon, programe, radni prostor, zaštitu na radu, liječničke preglede ako su potrebni, edukaciju, prijevoz, opremu, radnu odjeću ili druge pogodnosti.
Treba računati i vrijeme u kojem novi radnik uči. U prvim tjednima produktivnost je obično niža, dok vlasnik ili druga osoba troši dio vlastitog vremena na objašnjavanje i provjeru.
Korisno je prije objave oglasa od računovodstva zatražiti nekoliko obračunskih scenarija. Neto iznos može se razlikovati ovisno o osobnom odbitku i drugim poreznim okolnostima radnika, pa je za usporedbu i planiranje sigurnije polaziti od ugovorenog bruto iznosa i ukupnog troška poslodavca.
Napravite šestomjesečni test novčanog toka
Zapošljavanje je trajna mjesečna obveza, dok dodatni prihod ne dolazi nužno odmah. Zato odluku ne treba donositi samo prema stanju računa na dan potpisa ugovora.
Pretpostavimo da ukupan redovni mjesečni trošak radnog mjesta iznosi 2.000 eura, a početna oprema, programi i uvođenje u posao dodatnih 1.500 eura. Za prvih šest mjeseci potrebno je planirati najmanje 13.500 eura: šest puta po 2.000 eura, plus početnih 1.500 eura. Na to je razumno dodati rezervu za nepredviđene troškove.
Pritom treba provjeriti tri scenarija: što ako prihodi ostanu jednaki, što ako porastu sporije od očekivanog i što ako jedan veći klijent zakasni s plaćanjem?
Ako plaća ovisi o tome da svaki kupac plati točno na vrijeme, poslovanje još nema dovoljno sigurnu podlogu za novu fiksnu obvezu.
Uvjeti rada trebaju biti jasni prije razgovora s kandidatima
Prije selekcije odredite osnovne uvjete koje stvarno možete ponuditi: vrstu ugovora, puno ili nepuno radno vrijeme, mjesto rada, raspored, bruto plaću, moguće dodatke, probni rad ako se ugovara, datum početka te mogućnosti učenja i napredovanja.
Nejasna obećanja poput „kasnije ćemo vidjeti za povećanje„ stvaraju različita očekivanja. Ako postoji model bonusa, treba unaprijed objasniti na temelju čega se ostvaruje, tko ga odobrava i kada se obračunava.
Jednako je važno provjeriti primjenjuju li se na djelatnost posebni propisi, kolektivni ugovor, minimalni uvjeti stručnosti ili posebni uvjeti rada. Ono što vrijedi za uredski posao ne mora biti dovoljno za rad s vozilima, strojevima, hranom, djecom ili opasnim tvarima.
Administraciju i zakonske obveze pripremite prije prvog dana
U Hrvatskoj se ugovor o radu sklapa u pisanom obliku, a ako nije tako sklopljen, radniku se prije početka rada mora izdati pisana potvrda o sklopljenom ugovoru. Radnika je potrebno pravodobno prijaviti na obvezna osiguranja, a primjerak ugovora i prijave dostaviti mu u propisanim rokovima.
Osim toga, poslodavac mora voditi propisane evidencije o radnicima i radnom vremenu te osigurati podatke potrebne za pravilan obračun plaće.
Prije početka rada treba provjeriti najmanje sljedeće:
- jesu li ugovor i svi ugovoreni uvjeti pripremljeni i potpisani
- je li prijava na obvezna osiguranja provedena u odgovarajućem roku
- jesu li računovodstvu dostavljeni svi podaci potrebni za obračun plaće
- je li pripremljena evidencija radnog vremena, godišnjih odmora i drugih izostanaka
- jesu li uređeni povjerljivost, pristupi podacima i zaštita osobnih podataka
- postoje li posebne dozvole, stručne kvalifikacije ili zdravstveni uvjeti za konkretno radno mjesto
Najsigurnije je popis provjeriti s računovodstvom i stručnom osobom za radno pravo prije nego što radnik počne raditi, posebno kada postoje posebni uvjeti ili nestandardni oblici rada.
Zaštita na radu nije rezervirana samo za tvornice i gradilišta
Obveze zaštite na radu ovise o poslovima i rizicima, ali postoje i kod malog poslodavca s jednim radnikom. Poslodavac treba imati procjenu rizika koja odgovara stvarnom radnom mjestu te na njezinoj osnovi provesti potrebne mjere.
Radnik mora biti osposobljen za rad na siguran način prije samostalnog obavljanja poslova, odnosno u početnom razdoblju može raditi samo pod propisanim neposrednim nadzorom. Ovisno o djelatnosti i rizicima, mogu biti potrebni dodatni pregledi, osposobljavanja, osobna zaštitna oprema, upute, plan evakuacije i druga dokumentacija.
Uredski posao ima manje vidljivih opasnosti od rada na stroju, ali i dalje uključuje organizaciju radnog mjesta, rad sa zaslonom, električnu opremu, evakuaciju i druge rizike koje treba procijeniti.
Pripremite posao, a ne samo radni stol
Novi zaposlenik prvog dana treba znati gdje pronaći informacije i kome se obratiti. Ako su svi postupci samo u glavi vlasnika, svako pitanje prekida rad i usporava obje osobe.
Za početak nije potreban velik priručnik. Dovoljno je pripremiti nekoliko osnovnih stvari:
- popis zadataka za prvi tjedan i prvi mjesec
- kratke upute za poslove koji se ponavljaju
- primjere dobro obavljenog posla
- popis programa, pristupa i kontakt-osoba
- pravila komunikacije s klijentima i unutar tima
- dogovorene termine za pitanja, povratnu informaciju i provjeru napretka
Cilj nije prvog dana predati sve zadatke. Cilj je postupno povećavati samostalnost uz dovoljno jasne upute i kontrolne točke.
Vlasnik mora odvojiti vrijeme za uvođenje u posao
Prvih nekoliko tjedana novi radnik najčešće ne rasterećuje poslovanje u punoj mjeri. Potrebno je pokazati procese, pregledati rad, ispraviti pogreške i objasniti kontekst koji je vlasniku već godinama očit.
Ako se osoba zaposli u najprometnijem tjednu godine, a nitko nema vremena za nju, lako se pogrešno zaključi da kandidat nije dovoljno samostalan. Problem ponekad nije u osobi, nego u izostanku uvođenja.
Dobro je unaprijed rezervirati vrijeme u kalendaru za dnevne kratke provjere u prvom tjednu, zatim tjedne razgovore tijekom prvih mjeseci. Tako se nesporazumi rješavaju prije nego što postanu navika.
Kada je bolje još malo pričekati
Zapošljavanje možda još nije spremno ako ne možete jasno opisati posao, nemate financijsku rezervu, prihod je vrlo nepredvidiv ili nova osoba treba preuzeti proces koji uopće nije uređen.
U tom slučaju nekoliko tjedana uloženih u bilježenje zadataka, standardizaciju ponavljajućih poslova i analizu troška može spriječiti puno skuplju pogrešku.
S druge strane, ne treba čekati dok vlasnik potpuno izgori. Ako podaci nekoliko mjeseci pokazuju stabilan višak posla, jasnu potrebu i dovoljno novca za razdoblje prilagodbe, priprema može početi prije nego što situacija postane hitna.
Za kraj
Prvi radnik mijenja način na koji posao funkcionira. Vlasnik više ne upravlja samo vlastitim zadacima, nego mora jasnije planirati novac, vrijeme, odgovornosti i komunikaciju.
Najbolja priprema obuhvaća četiri područja: stvarnu potrebu za radnim mjestom, ukupan trošak i novčani tok, zakonske i administrativne obveze te konkretan plan uvođenja u posao.
Kada su ta pitanja riješena prije prvog dana, zaposlenik ne dolazi u potragu za uputama. Dolazi u posao koji ima dovoljno jasnu strukturu da u njemu može postati vrijedan i samostalan član tima.
