Ponekad me klijentice iz znatiželje pitaju koja je (po meni) najbitnija stavka u poslovnom planiranju. Isprva mi je bilo dosta teško izdvojiti jednu jer u poslovnoj sferi planiranja postoji stvarno puno korisnih alata, metoda i savjeta, ali iskustvo mi je jasno pokazalo da je u poduzetništvu općenito izuzetno bitna – šira slika.
Što je mikroplaniranje, a što makroplaniranje?
Puno ljudi planiranje doživljava isključivo u smislu dnevnih i tjednih obveza. Promatraju svoje rasporede za danas i sutra te (ponekad) nedjeljom isplaniraju sljedeći tjedan. Opisano se naziva mikroplaniranje i fokusirano je na kraće vremenske intervale, “ono neposredno”. Iako bez njega nema organizirane svakodnevice, mikroplaniranje ne bi trebalo postojati samostalno, već je situaciju prije toga potrebno pogledati “izdaleka”.
Makroplaniranje fokusira se na dulje vremenske intervale, općenitije ciljeve (koje raspisujemo) i međukomunikaciju raznih životnih polja. Tada imamo priliku sagledati način na koji sustav funkcionira kao cjelina. Bitno je da u svoje metode planiranja uključimo i mikroplaniranje i makroplaniranje, idealno u obliku u kojem se ovo “manje” izvodi iz ovog “većeg” – upravo zato pričat ćemo o tome što je to metoda umne mape, strukturi podataka koja potiče široko razmišljanje.
Zašto baš metoda umne mape i čemu ona služi?
Promatrajući razna poslovanja shvatila sam da kao poduzetnici imamo dva zadatka – da svaka komponenta poslovanja (“sama za sebe”) funkcionira dobro, ali i da cjelina bude uravnotežena. Čini mi se da su lideri u industriji često upravo ljudi koji i analiziraju svaku stavku svog brenda (u detalje) i promatraju sve zajedno kao povezan sustav (gdje se najbolje pokaže najslabija karika). Znala sam što nikako ne želim iskusiti – od šume ne vidjeti drvo.
Odlučila sam popisati iscrpni popis svih obveza, zadataka i stavki na koje se u poslovanju valja periodički fokusirati. Na taj način ubacit ću ih u svoj sustav za planiranje (za većinu ljudi to su kalendari i liste) i vraćat ću im se kad je to potrebno te tako osigurati da skaliram svoj posao uravnoteženo i ujednačeno. Neugodno me iznenadila frustracija koja je nastala pisanjem te liste – uporno mi se činilo kao da nešto nedostaje i nisam sve popisala.
Prestala sam se baviti ovim problemom na neko vrijeme, a vratila sam mu se tek kad sam shvatila da svom poslovanju moram pristupiti isto kao što svom poslovanju pristupaju puno veće tvrtke – moram ga razdvojiti na odjele. Možda se ideja čini smiješnom jer je puno nas i jedini šef i jedini radnik u svom poslovanju, ali kategorizacija koju mi je taj pristup omogućio zapravo je formirala proces do kraja. To je bio dio koji nedostaje.
Prilagodite kompleksnost metode sebi.
Kako da napravim (i koristim) svoju umnu mapu?
Naša glavna ideja jest da poslovanje promatramo “izdaleka”, odnosno “iz ptičje perspektive” – metoda umne mape dopušta upravo to. Još veću prednost imat će oni koji odluče stvarati digitalnu umnu mapu (popularni alati za to su Miro, MindMup i MindNode – osobno trenutno koristim Miro) koja je neograničena u dimenzijama, za razliku od umne mape na papiru (neovisno o dimenziji papira, umna mapa nekad zna odlutati previše u jednom smjeru).
U sredini umne mape nalazi se ime tvog poslovanja. Iz tog imena povlačimo deset različitih kategorija (odjela): ured šefa, financije, proizvodnja, marketing, prodaja, korisničko iskustvo, informatički ured, pravni ured, istraživanje i ljudski resursi. Svako od tih polja dalje ćemo proširivati obvezama, idejama i bilješkama, u čemu nam može pomoći i umjetna inteligencija – u nastavku nudim ideje (pitanja) za svako od deset polja, ali ono što u vašim poljima treba evidentirati najbolje znate upravo vi. Lista nije iscrpna.
1. Što radi šef u svom uredu?
Kako mogu periodički nadgledati druga polja? Trebaju li mi ponavljajući sastanci – ja sam(a) sa sobom? Koji su moji ciljevi u narednih godinu dana? Mogu li nešto (i trebam li nešto) delegirati? Postoji li polje na ovom tlocrtu koje treba manje pažnje? Postoji li neko polje koje valja hitno unaprijediti? Kako ću osigurati ravnotežu privatnog i poslovnog?
2. Kako upravljati financijama?
Koliko me košta “hladni pogon” poslovanja? Koji su očekivani prihodi i rashodi kroz godinu? Mogu li pronaći neki jeftiniji, a bolji alat za rad? Koja su moja obvezna davanja i do kada ih moram podmiriti? Mogu li ih nekako ubaciti u kalendar? Kako automatizirati izdavanje računa? Mogu li povećati svoja primanja? Mogu li smanjiti svoje rashode?
3. Što točno proizvodimo?
Planiram li nuditi proizvode, usluge ili oboje? Koji format proizvoda želim stvarati? Kako je meni najlakše prenositi vrijednost drugoj osobi? Koje alate koristim u procesu stvaranja proizvoda? Trebam li pratiti zalihe? Imam li jasno definiran proces razvoja nekog proizvoda (ili usluge)? Koristim li povratne informacije klijenata? Što uopće želim ponuditi i kako će se te ponude međusobno nadopunjavati?
4. Koja je naša marketinška strategija?
Kakva je publika kojoj se ja obraćam? S kime ja zaista želim raditi? Imam li jasan plan za sadržaj koji objavljujem? Koje temeljne vrijednosti želim prenositi? Kako se razlikujem od konkurencije? Potičem li angažman publike? Gdje želim dijeliti sadržaj? Kako želim pozivati ljude na akciju? Imam li predviđen budžet za oglašavanje? Mogu li standardizirati (olakšati si) proceduru stvaranja sadržaja kroz natuknice?
5. Možemo li postati majstori prodaje?
Koji je moj najbolji prodajni kanal? Općenito, koje sve prodajne kanale imam? Koji je moj pristup u prodaji? Nudim li klijentima upsell, downsell i/ili cross-sell? Pričam li dovoljno o svojim ponudama? Jesu li one vidljive mojim kupcima? Je li sučelje putem kojeg kupuju dovoljno intuitivno? Pratim li prodajne trendove? Želim li (i kako) nuditi posebne pogodnosti?
6. Kako modelirati korisničko iskustvo?
Gdje klijenti mogu upoznati moj brend? Nudim li ja na svakoj platformi način da korisnik dođe do mene osobno (i želim li to)? Postoji li u mom brendu dosljednost? Postoji li aftercare koji kupac dobiva nakon kupnje? Stvaram li sadržaj u formatu u kojem ga je najlakše razumjeti? Postoji li dojam otvorenosti i dostupnosti? Odgovara li vizualni identitet mog poslovanja konceptu?
7. Što to rade informatičari neke tvrtke?
Je li moj posao siguran? Koristimo li dovoljno dugačke lozinke i dvofaktorsku autentifikaciju? Kada i koliko plaćamo hosting i domenu? Možemo li koristiti neke sigurnije i bolje alate? Kome se mogu obratiti kada trebam tehničku podršku? Javljaju li mi moji klijenti često greške u sklopu nekog alata? Pratim li tu i tamo nove tehnologije?
8. Na što se odnose pravni aspekti poslovanja?
Imam li jasno definiranu politiku privatnosti? Poštujem li GDPR? Jesu li moji uvjeti poslovanja javno vidljivi? Imam li ugovore koje koristim kod dugoročnih suradnji? Vodim li pravilno sve evidencije? Znam li koje su moje obveze prema državi? Imam li (i trebam li) neku vrstu osiguranja? Imam li osobu kojoj se mogu javiti za pravna pitanja?
9. Koje teme valja dalje istraživati?
Pratim li nove trendove u industriji? Razmišljam li o tome kako se ti trendovi uklapaju u moj posao? Koristim li povratne informacije dovoljno? Istražujem li potrebe svojih klijenata? Postoji li netko s kime želim surađivati? Postoje li teme koje valja dodatno istražiti i proširiti? Pratim li konkurenciju? Educiram li se u željenim područjima?
10. Trebaju li mi ljudski resursi uopće?
Upravljam li dobro svojim radnim vremenom? Postoje li kod mene jasne granice između privatnog i poslovnog života? Imam li kapacitet za sve što radim? Koje su točno moje obveze? Koje ne želim raditi samostalno? Planiram li zaposliti još nekoga? Dajem li si adekvatan prostor za odmor?
Mapa kroz vrijeme zaista postaje upravo ono što većini poduzetnika nedostaje – šira slika.
Kako izbjeći zamke u primjeni?
Kad klijentima prenesem ovu metodu sistematizacije (sigurna sam da bi se obveze po odjelima mogle lijepo evidentirati i u nekoj tablici – s nešto manje hijerarhije), uglavnom ih oduševi ideja da će napokon sve biti na jednom mjestu. Napokon neće morati tražiti post-it papiriće i otvarati desetak zasebnih listi na radnoj površini. Međutim, ni metoda umne mape nije savršena – u primjeni se krije nekoliko izazova.
1. Prilagođavaš li umnu mapu sebi?
Bitno je napomenuti da je svaka umna mapa jedinstvena s razlogom. Nekima je ovo previše odjela, nekome neki nedostaju. Nekome pitanja ne služe baš previše (ako osoba više voli samostalni brainstorming), a netko drugi ne zna gdje bi krenuo pa su mu pitanja od velike pomoći. Prilagodite kompleksnost metode sebi – pogotovo ako niste osoba koju sistematizacija umiruje (već preplavljuje). Većini je sama kategorizacija po odjelima već od dovoljne pomoći.
2. Posjećuješ li umnu mapu dovoljno često?
Metoda umne mape, kao i mnoge druge metode u planiranju, najkorisnija je kad joj pristupimo iterativno. To znači da joj se moramo vraćati (jednom tjedno, jednom mjesečno, jednom kvartalno – kako god kome odgovara) kako bi zaista ispunila svoju svrhu. Svaki put kad otvorimo svoju mapu, u njoj vidimo nešto drugo i možemo ju nadopuniti uvidima koje smo dobili u međuvremenu.
Svaki put privući će nas neko drugo polje i uvijek ćemo imati nešto za dodati (i oduzeti). Možemo zelenom bojom označiti stvari koje smo dovršili, a crvenom one koje su prioritet u budućnosti – boje su proizvoljne. Iterativna priroda metode zapravo je njen najbolji aspekt – nije loše u kalendaru zakazati ove ponavljajuće analize.
3. Unosiš li zadatke i događaje u kalendar?
Bitno je da one stavke i natuknice koje su fizički izvedive (i trenutačno u fokusu) ne ostanu samo teorijski koncepti. Ako postoje zadaci koji se mogu ubaciti u kalendar, ubacite ih. Ako možete sami sa sobom zakazati ponavljajući sastanak jednom u tjednu, otvorite svoj najdraži kalendar i napravite to. Ako se neki proces odmah može pokrenuti, pokrenite ga. Uvijek se pitajte – može li se (i treba li se) nešto od ovoga ubaciti u moj kalendar? Kontinuitet (ponavljajuće analize) je tu bitniji od brzine (rješavanja stavki) jer se ne možemo svime baviti u isto vrijeme.
Što reći za kraj?
Stvaranje umne mape zanimljiv je i (mnogima) vizualno privlačan način za organizaciju poslovanja. Kao što sam već sugerirala, bitno je da si svatko od metode uzme ono što mu treba. Mapa kroz vrijeme zaista postaje upravo ono što većini poduzetnika nedostaje – šira (nakon nekog vremena toliko i da je potrebno scrollati) slika. Uživajte u planiranju.